¿En qué podemos ayudarte?

Recibir y confirmar pedidos

Tabla de contenidos
📋 En este artículo aprenderás:

  • Cómo recibir y procesar pedidos eficientemente
  • Sistema de notificaciones y alertas
  • Proceso de confirmación y comunicación con clientes
  • Mejores prácticas para la gestión de pedidos

🔔 Sistema de Notificaciones

El primer paso para una gestión eficiente es asegurar que recibes todas las notificaciones de pedidos de manera inmediata.

Canales de Notificación

  • 📧 Email: Notificación detallada con información completa del pedido
  • 📱 WhatsApp: Alerta inmediata con resumen del pedido
  • 🔊 Sonido: Alerta sonora en el dispositivo de gestión
  • 📲 Push: Notificación push en la aplicación móvil
  • 💻 Panel: Actualización en tiempo real en el panel de control

Configuración de Alertas

CONFIGURACIÓN RECOMENDADA: • Email: ✅ Activado (para registro) • WhatsApp: ✅ Activado (para inmediatez) • Sonido: ✅ Activado (para atención inmediata) • Push: ✅ Activado (si usas app móvil) • Panel: ✅ Siempre activo
⚠️ Importante: Configura al menos 2 canales de notificación para asegurar que no se pierda ningún pedido.

📱 Panel de Gestión de Pedidos

Vista Principal

El panel de gestión muestra todos los pedidos organizados por estado:

ESTADOS DE PEDIDOS: 🔴 NUEVOS (0-2 min) – Requieren confirmación inmediata 🟡 CONFIRMADOS (2-15 min) – En preparación 🟢 LISTOS (15+ min) – Preparados para entrega/recogida ⚪ ENTREGADOS – Completados ❌ CANCELADOS – Anulados

Información del Pedido

Cada pedido muestra:

  • Número de pedido: Identificador único
  • Mesa/Cliente: Ubicación o datos del cliente
  • Hora: Timestamp del pedido
  • Productos: Lista detallada con cantidades
  • Total: Importe total del pedido
  • Observaciones: Comentarios especiales del cliente
  • Método de pago: Efectivo, tarjeta, etc.

✅ Proceso de Confirmación

Confirmación Inmediata (Menos de 2 minutos)

  1. Revisar el pedido: Verificar disponibilidad de productos
  2. Estimar tiempo: Calcular tiempo de preparación realista
  3. Confirmar: Hacer clic en “Confirmar pedido”
  4. Comunicar: El cliente recibe confirmación automática
EJEMPLO DE CONFIRMACIÓN: Pedido #1234 – Mesa 5 • 2x Hamburguesa Clásica • 1x Ensalada César • 2x Coca-Cola ✅ CONFIRMAR (Tiempo estimado: 15 min) ❌ RECHAZAR (Motivo: _________)

Motivos de Rechazo Comunes

  • Producto agotado: Sin stock del producto solicitado
  • Cocina cerrada: Fuera del horario de servicio
  • Capacidad completa: No se pueden aceptar más pedidos
  • Problema técnico: Error en el sistema

⏰ Gestión de Tiempos

Estimación de Tiempos

Proporciona estimaciones realistas basadas en:

  • Complejidad del pedido: Número y tipo de productos
  • Carga actual: Pedidos pendientes en cocina
  • Hora del día: Horarios pico vs. tranquilos
  • Personal disponible: Capacidad actual de cocina
TIEMPOS ESTIMADOS TÍPICOS: • Bebidas: 2-3 minutos • Entrantes fríos: 5-8 minutos • Entrantes calientes: 8-12 minutos • Platos principales: 12-20 minutos • Postres: 3-5 minutos

Actualización de Tiempos

  • Retrasos: Comunica inmediatamente si hay demoras
  • Adelantos: Notifica si el pedido está listo antes
  • Transparencia: Mantén al cliente informado

📞 Comunicación con Clientes

Mensajes Automáticos

CONFIRMACIÓN: “✅ Pedido #1234 confirmado. Tiempo estimado: 15 min. Gracias por tu pedido en [Nombre Restaurante]” LISTO PARA RECOGER: “🍽️ Tu pedido #1234 está listo para recoger. Mesa 5 – Total: 24,50€” RETRASO: “⏰ Tu pedido #1234 se retrasará 5 min adicionales. Disculpa las molestias. Tiempo estimado: 20 min”

Comunicación Manual

Para casos especiales, puedes enviar mensajes personalizados:

  • Sustituciones: Ofrecer alternativas a productos agotados
  • Aclaraciones: Consultar sobre observaciones especiales
  • Promociones: Informar sobre ofertas adicionales
  • Agradecimientos: Mensajes de cortesía

🔄 Flujo de Trabajo Optimizado

Rutina de Recepción (Cada 2-3 minutos)

  1. Revisar pedidos nuevos: Verificar alertas
  2. Evaluar capacidad: ¿Podemos aceptar el pedido?
  3. Confirmar o rechazar: Decisión inmediata
  4. Comunicar a cocina: Transmitir pedidos confirmados
  5. Actualizar estados: Mantener información actualizada

Organización por Prioridades

ORDEN DE PRIORIDAD: 1. 🔴 Pedidos nuevos (confirmar primero) 2. 🟡 Pedidos retrasados (comunicar estado) 3. 🟢 Pedidos listos (notificar entrega) 4. 📊 Revisar métricas y estadísticas

👥 Coordinación con el Equipo

Comunicación con Cocina

  • Tickets impresos: Orden clara y legible
  • Prioridades: Marcar pedidos urgentes
  • Modificaciones: Comunicar cambios inmediatamente
  • Feedback: Informar sobre tiempos reales

Coordinación con Servicio

  • Pedidos listos: Avisar cuando esté preparado
  • Ubicación: Confirmar mesa o punto de entrega
  • Observaciones: Transmitir comentarios especiales
  • Pagos: Coordinar método de pago

📊 Métricas y Control

Indicadores Clave

  • Tiempo de confirmación: Objetivo: menos de 2 minutos
  • Tiempo de preparación: Comparar estimado vs. real
  • Tasa de rechazo: Mantener por debajo del 5%
  • Satisfacción del cliente: Feedback y reseñas

Análisis Diario

REVISIÓN DIARIA: • Total de pedidos recibidos • Tiempo promedio de confirmación • Pedidos rechazados y motivos • Quejas o problemas reportados • Oportunidades de mejora

🚨 Gestión de Situaciones Especiales

Horarios Pico

  • Preparación previa: Anticipar demanda alta
  • Personal adicional: Reforzar equipo si es necesario
  • Tiempos realistas: Aumentar estimaciones
  • Comunicación proactiva: Informar sobre posibles retrasos

Problemas Técnicos

  • Sistema de respaldo: Método alternativo para recibir pedidos
  • Comunicación manual: Contacto directo con clientes
  • Registro manual: Anotar pedidos en papel
  • Soporte técnico: Contactar inmediatamente

✅ Checklist de Gestión Diaria

Inicio del Servicio

  • □ Verificar funcionamiento del sistema
  • □ Comprobar notificaciones activas
  • □ Revisar disponibilidad de productos
  • □ Configurar tiempos estimados
  • □ Informar al equipo sobre especiales del día

Durante el Servicio

  • □ Revisar pedidos nuevos cada 2-3 minutos
  • □ Confirmar pedidos en menos de 2 minutos
  • □ Actualizar estados de pedidos regularmente
  • □ Comunicar cambios al equipo
  • □ Monitorear tiempos de preparación

Final del Servicio

  • □ Completar todos los pedidos pendientes
  • □ Revisar métricas del día
  • □ Documentar problemas o mejoras
  • □ Preparar resumen para el equipo
  • □ Planificar mejoras para el siguiente servicio
🎯 Próximos pasos: Una vez que domines la recepción de pedidos, aprende a gestionar la cola de pedidos para optimizar los tiempos de preparación.